A pesquisa da Flash mostra aumento de pedidos de reembolso com violações às políticas. Saiba o que pode e não pode na prestação de contas corporativas.
Uma pesquisa revela que o valor médio do reembolso corporativo dos funcionários foi de R$ 121,61 por despesa, totalizando em média R$ 2 mil mensais, durante o primeiro semestre. No entanto, ao solicitar a restituição dos montantes, muitas pessoas acabaram tendo prejuízos: observou-se um aumento de 78% no número de solicitações com descumprimento das diretrizes de reembolso das organizações.
É essencial que as empresas estejam atentas a essas questões para evitar problemas e garantir que seus colaboradores recebam o devido compensação pelos gastos. A implementação de processos claros e eficazes de indenização pode contribuir significativamente para a transparência e eficiência no processo de reembolso.
Problemas com Reembolso e Políticas de Compensação
Em valores, isso significa R$ 400 ao mês em recursos não restituídos por funcionário. Se os erros ocorrem todos os meses, ao final de um ano, o prejuízo pode chegar a R$ 4.800. O levantamento foi realizado pela Flash, plataforma de gestão da jornada de trabalho, comparando dados do primeiro semestre de 2024 com o ano imediatamente anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diferentes portes. As infrações de maior incidência são: despesas vencidas considerando o prazo para a prestação de contas definido pela empresa (54,57%); valores que excedem o determinado pela política da empresa (18,89%); potencial duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e ausência de comprovante do gasto (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda as notas e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rigorosa, o reembolso pode ser negado. Mesmo em empresas com políticas mais flexíveis, isso pode criar problemas para a equipe financeira por levar a custos adicionais. A falta de comprovantes também pode ser um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, diz Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso na restituição pode resultar em prejuízos financeiros, já que o funcionário pode ter que cobrir gastos do próprio bolso.
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Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que elabora uma política de reembolso deve disponibilizar as regras formalmente, como através do seu site. O texto deve trazer as consequências pelo não cumprimento das regras, que podem ir desde uma advertência e não reembolsar os itens que o empregado estava ciente que não poderia consumir e que, mesmo assim, inseriu no formulário de reembolso. As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse caso, quem realizou o gasto assume os valores que não eram permitidos. Diante disso, a pessoa é obrigada a cumprir o que está disposto na política da empresa. Em caso de reincidência, poderá até ocorrer o seu desligamento.
Quanto aos valores que podem ser gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser fixados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos feitos no cartão corporativo, se o valor exceder o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem pedir o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontar o valor em sua folha de pagamento. Mas há ainda outras situações envolvendo gastos que são mais graves e consideradas fraudes, segundo o executivo da plataforma: Despesas falsas: submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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